KeyHelp: Postfach-Quota und maximale Nachrichtengröße festlegen, Kunden warnen
So legen Sie in KeyHelp die Postfachgröße pro E-Mail-Konto und die maximale Nachrichtengröße für den Server fest, lesen die Ablehnungen bei vollem Postfach und sorgen dafür, dass die Warnmails bei 90 und 100 Prozent ankommen.
Geprüft am 01.10.2026 · für KeyHelp 26.1.1
Mit KI erstellt – redaktionelle Prüfung ausstehend
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Ein volles Postfach merkt der Kunde meist erst, wenn Geschäftspartner anrufen, weil ihre Mails zurückkommen. Und ein zu großer Anhang scheitert, bevor er überhaupt ein Postfach erreicht. KeyHelp regelt beides an zwei Stellen: Die Postfachgröße legen Sie im Kundenbereich pro E-Mail-Konto fest, die maximale Nachrichtengröße gilt für den ganzen Server. Diese Anleitung zeigt, wo Sie beides einstellen, was technisch in Dovecot und Postfix passiert, welche Warnmails KeyHelp bei 90 und 100 Prozent verschickt und welche Meldungen Absender bekommen, wenn eine Grenze greift. Alles wurde auf einem Testserver real überschritten. Grundlage ist ein KeyHelp-Server wie in KeyHelp installieren und absichern.
Voraussetzungen
- KeyHelp-Server, getestet mit KeyHelp 26.1.1 (Build 3698) auf Debian 12.15.
- Admin-Zugang für die serverweiten Einstellungen, für die Postfachgröße reicht der Kundenzugang.
- Ein Kunde mit E-Mail-Konto, im Beispiel
info@kunde1.example.dedes Kunden Max Mustermann. - SSH-Zugang als root, wenn Sie die Wirkung mit
doveadmundpostconfprüfen wollen.
Schritt 1: Postfachgröße pro E-Mail-Konto festlegen
Im Kundenbereich öffnen Sie „E-Mail“, „E-Mail-Adressen“ und klicken beim Konto auf das Stiftsymbol „Bearbeiten“. Das Feld „Postfachgröße“ ist ein Pflichtfeld mit Einheitenauswahl B, KiB, MiB und GiB. Das Testkonto hatte vorher 1 GiB. Laut Hilfetext ist die Größe kein reservierter Speicher: „Der tatsächlich verfügbare Speicherplatz hängt vom insgesamt in Ihrem Konto belegten Speicherplatz ab.“
Für den Test haben wir die Größe zuerst auf 1 MiB gesetzt. KeyHelp speichert den Wert in Byte in der Tabelle mail_users, Spalte size_max:
email size size_max
info@kunde1.example.de 73728 1048576Dovecot liest diesen Wert bei jeder Anmeldung und Zustellung selbst aus der Datenbank. Die Abfrage in /etc/dovecot/dovecot-sql.conf enthält dafür:
CONCAT('*:bytes=', size_max) AS quota_rule \Im Test zeigte doveadm den neuen Wert direkt nach dem Speichern. doveadm zeigt die aktuelle Belegung und das Limit in KiB:
doveadm quota get -u info@kunde1.example.deQuota name Type Value Limit %
User quota STORAGE 18 1024 1
User quota MESSAGE 1 - 0Verifizieren: Die Spalte „Limit“ von doveadm quota get entspricht der eingestellten Größe, und in der Kontenliste steht der Wert hinter dem Schrägstrich, im Test „72,00 KiB / 1,00 MiB“.
Schritt 2: Belegung im Panel im Blick behalten
Die Übersicht „E-Mail-Adressen“ zeigt in der Spalte „Postfachgröße“ Belegung und Limit sowie einen Balken. Im Test stand dort nach mehreren Testmails „1,16 MiB / 1,25 MiB“, der Balken war rot, der Tooltip zeigte 92,50 Prozent.
Die Belegung in der Liste kommt nicht live von Dovecot, sondern aus der Spalte size in der Datenbank. Diese aktualisiert die Wartungsaufgabe „Speicherplatz berechnen“, ab Werk einmal pro Stunde. Als Admin können Sie sie unter „Konfiguration“, „Wartungsintervalle“ sofort starten. Die exakte Belegung zeigt jederzeit doveadm quota get.
Verifizieren: Nach einem Lauf von „Speicherplatz berechnen“ entspricht der Wert in der Liste ungefähr dem Wert aus doveadm quota get.
Schritt 3: Quota überschreiten und die Ablehnung lesen
Wir haben das 1-MiB-Postfach mit Testmails von je etwa 200 KiB gefüllt. Dabei zeigte sich eine Eigenheit: Bei 96 Prozent Belegung wurde eine weitere Testmail noch angenommen, obwohl sie das Postfach über 100 Prozent brachte. Danach zeigte Dovecot eine Belegung über dem Limit:
User quota STORAGE 1119 1024 109Erst die nächste Mail, eine kleine Textnachricht, wurde abgelehnt. Im Journal steht:
sieve: msgid=<20261001180605.A8DED42B36@server.example.de>: failed to store into mailbox 'INBOX': Quota exceeded (mailbox for user is full)
postfix/lmtp[1151]: A8DED42B36: to=<info@kunde1.example.de>, relay=server.example.de[private/dovecot-lmtp], delay=1.7, delays=1.7/0/0/0, dsn=5.2.2, status=bounced (host server.example.de[private/dovecot-lmtp] said: 552 5.2.2 <info@kunde1.example.de> Quota exceeded (mailbox for user is full) (in reply to end of DATA command))Der Fehler ist endgültig (5.2.2), Postfix versucht es nicht erneut und schickt dem Absender einen Unzustellbarkeitsbericht. Die Ablehnung passiert erst nach der vollständigen Übertragung, „in reply to end of DATA command“: Postfix hat die Mail also zunächst angenommen und erzeugt den Bounce selbst. lmtp_rcpt_check_quota steht im Test auf no (in der KeyHelp-Konfiguration nicht gesetzt, also der Dovecot-Standard), eine frühere Prüfung beim Empfänger findet nicht statt.
Verifizieren: journalctl --since today | grep "Quota exceeded" zeigt die abgelehnten Mails, direkt danach protokolliert Postfix „sender non-delivery notification“ für den Bounce an den Absender.
Schritt 4: Warnungen an den Kunden bei 90 und 100 Prozent
Unter „Konfiguration“, „E-Mail-Server“ beschreibt KeyHelp die Option „Erzwingen der Postfach-Quota“ so: „Wenn ein Postfach 90 % seiner Kapazität erreicht, wird der Kunde benachrichtigt. Bei Erreichen von 100 % werden neue Mails vom Mailserver abgelehnt.“ Die Benachrichtigungen verschickt die Wartungsaufgabe „Speicherplatz berechnen“. Ihr Log /var/log/keyhelp/cronjob/diskspace.log zeigt beide Fälle aus dem Test:
[2026-10-01 18:07:01] INFO | Notification "client_mailbox_limit_reached" sent to "info@kunde1.example.de"
[2026-10-01 18:09:10] INFO | Notification "client_mailbox_limit_warning" sent to "info@kunde1.example.de"Die Warnung bei 90 Prozent kam an. Wir hatten das Postfach dafür auf 1280 KiB vergrößert, die Belegung lag dann bei 92,5 Prozent. Die Mail trägt den Betreff „Ihre Postfach-Auslastung hat 90 % überschritten (info@kunde1.example.de)“, Absender ist „Support“ mit der Adresse root@server.example.de:
Hallo Max Mustermann!
Die Auslastung Ihres Postfachs info@kunde1.example.de hat 90 % des verfügbaren
Speicherplatzes überschritten.Die Meldung bei 100 Prozent dagegen ging verloren. KeyHelp schickt sie an die E-Mail-Adresse des Kundenkontos. Im Test war das genau das volle Postfach, Dovecot lehnte die Warnung selbst ab:
postfix/lmtp[1151]: D014342B37: to=<info@kunde1.example.de>, relay=server.example.de[private/dovecot-lmtp], delay=0.4, delays=0.39/0/0/0, dsn=5.2.2, status=bounced (host server.example.de[private/dovecot-lmtp] said: 552 5.2.2 <info@kunde1.example.de> Quota exceeded (mailbox for user is full) (in reply to end of DATA command))Die Lehre daraus: Hinterlegen Sie beim Kundenkonto eine Kontaktadresse, die nicht auf demselben Server liegt, zumindest nicht in einem Postfach mit knapper Quota. Sonst erreicht die wichtigste Warnung den Kunden nie.
Verifizieren: Nach dem nächsten Lauf von „Speicherplatz berechnen“ steht im diskspace.log eine Zeile „Notification … sent to …“, und die Warnmail liegt im Posteingang der Kontaktadresse.
Schritt 5: Maximale Nachrichtengröße für den Server festlegen
Die Größe einzelner Mails begrenzen Sie als Admin unter „Konfiguration“, „E-Mail-Server“ im Feld „Maximale Nachrichtengröße“. Ab Werk standen dort 35 MiB. Der Hilfetext warnt: „Außerdem benötigen Sie immer mindestens die 1,5-fache Größe des eingestellten Wertes als freien Speicherplatz, sonst werden alle Nachrichten abgewiesen.“ Auf derselben Seite finden Sie auch „Summierte Postfach-Größenbeschränkung ignorieren“ und „Erzwingen der Postfach-Quota“.
Für den Test haben wir 1 MiB eingestellt. Laut Panel werden die Änderungen „in wenigen Augenblicken wirksam“, im Test stand der Wert danach in der Postfix-Konfiguration:
message_size_limit = 1048576Ein SMTP-Client sieht das Limit schon in der EHLO-Antwort als SIZE. Eine größere Mail lehnt Postfix ab, bevor der Inhalt übertragen wird:
SIZE-Angebot: 1048576
SMTPSenderRefused (552, b'5.3.4 Message size exceeds fixed limit', 'absender@kunde1.example.de')Beachten Sie, dass Anhänge beim Versand Base64-kodiert werden und dadurch etwa ein Drittel größer sind. Im Test scheiterten 900.000 Byte Zufallsdaten, Base64-kodiert über sendmail eingeliefert, am Limit von 1 MiB, obwohl die Rohdaten darunter lagen. Ein Anhang von 30 MB passt also nicht durch ein Limit von 35 MiB. Das Limit gilt auch für Mails, die lokal über sendmail eingeliefert werden:
sendmail: fatal: info@kunde1.example.de(0): message file too bigVerifizieren: postconf message_size_limit zeigt den Wert aus dem Panel in Byte.
Schritt 6: Wirkung von „Erzwingen der Postfach-Quota“
Zum Vergleich haben wir „Erzwingen der Postfach-Quota“ deaktiviert. KeyHelp hängt dann in der Dovecot-Konfiguration noenforcing an:
quota = maildir:User quota:noenforcingDovecot zählt weiter, lehnt aber nichts mehr ab. Eine Mail an das bereits zu 88 Prozent volle Postfach wurde angenommen und brachte es auf 119 Prozent:
User quota STORAGE 1534 1280 119Ohne Erzwingung ist die Postfachgröße also nur noch eine Anzeige. Damit verlieren Sie die Kontrolle über den Speicher. Lassen Sie die Option deshalb aktiviert.
Verifizieren: doveconf -n | grep quota zeigt bei aktivierter Option quota = maildir:User quota ohne Zusatz.
Typische Fehler
- „552 5.2.2 <info@kunde1.example.de> Quota exceeded (mailbox for user is full)“: Das Postfach ist voll. Vergrößern Sie es oder lassen Sie den Kunden Mails löschen. Absender müssen danach neu senden, abgelehnte Mails werden nicht nachgeholt.
- „552 5.3.4 Message size exceeds fixed limit“: Die Mail ist größer als die maximale Nachrichtengröße des Servers. Rechnen Sie den Base64-Aufschlag ein.
- Keine Warnung bei 100 Prozent: Die Kontaktadresse des Kunden liegt im vollen Postfach. Hinterlegen Sie eine andere Adresse.
- Liste zeigt alte Belegung: Die Zahl in „E-Mail-Adressen“ wird stündlich berechnet. Für den aktuellen Wert starten Sie „Speicherplatz berechnen“ oder nutzen
doveadm quota get. - Postfach plötzlich über 100 Prozent: Im Test nahm Dovecot bei 96 Prozent noch eine Mail an, die das Postfach auf 109 Prozent brachte. Erst die folgende Mail wurde abgelehnt.
Häufige Fragen
Wird die Postfachgröße beim Kunden reserviert?
Nein. Der Hilfetext im Formular sagt ausdrücklich, dass es sich nicht um reservierten Speicherplatz handelt. Der verfügbare Platz hängt vom gesamten Kontingent des Kundenkontos ab.
Wann wird die 90-Prozent-Warnung verschickt?
Beim nächsten Lauf der Aufgabe „Speicherplatz berechnen“, ab Werk stündlich. Im Test kam die Mail direkt nach dem manuell gestarteten Lauf.
Wie groß sollte die maximale Nachrichtengröße sein?
Ab Werk stehen 35 MiB. Bedenken Sie beim Ändern den Base64-Aufschlag von etwa einem Drittel und den Hinweis im Panel, dass mindestens das 1,5-Fache des Werts als freier Speicher vorhanden sein muss. Wir haben im Test nur die Wirkung kleiner Werte geprüft.
Wie kann ich alle Postfächer auf einmal ändern?
Per Skript über die REST-API von KeyHelp (Feld max_size), siehe Kunden, Domains und Postfächer per Skript anlegen. Das Speicherkontingent des gesamten Kundenkontos regeln Sie wie in Kunden anlegen und Kontingente festlegen.
Testumfang
Postfachgröße, Quota-Überschreitung, beide Warnungen und die maximale Nachrichtengröße haben wir in KeyHelp 26.1.1 mit einem absichtlich kleinen Postfach real ausgelöst. Auffällig: Die 100-Prozent-Warnung erreichte den Kunden nicht, weil seine Kontaktadresse im vollen Postfach lag. Nicht geprüft haben wir, ob die Warnungen wiederholt werden, Mails von externen Servern und die Zustellung des Bounces an einen echten Absender. Prüfen Sie die Kontaktadressen Ihrer Kunden.
Fazit
Die Quota-Funktionen von KeyHelp griffen im Test wie beschrieben, Dovecot liest die Postfachgröße direkt aus der Datenbank, Postfix das Größenlimit aus dem Panel. Die Schwachstelle liegt bei den Warnungen: Die 90-Prozent-Mail kam an, die 100-Prozent-Mail scheiterte am vollen Postfach, weil die Kontaktadresse dort lag. Wer das weiß, stellt die Kontaktadressen richtig ein und behält die Belegungsbalken im Blick.
