Passwortheld: Passwort-Manager für kleine Firmen

In vielen kleinen Firmen liegen die Zugangsdaten für Lieferantenportale, Onlinebanking, Paketdienst und Webshop in einer Excel-Liste, auf Zetteln oder im Browser einzelner Mitarbeiter. Der Bestätigungscode für den Einkaufs-Account landet auf einem einzigen Firmenhandy, und wer die Firma verlässt, nimmt das Wissen um seine Zugänge mit. Mit Passwortheld bietet Schönfelder EDV aus Dresden dafür einen betreuten Passwort-Manager an, der auf einem eigenen Server des Kunden in Deutschland läuft. Die Wartung kostet 16,99 Euro im Monat inklusive Mehrwertsteuer, unabhängig von der Zahl der Nutzer.

Das Problem: Firmenpasswörter ohne festen Ort

Passwortheld setzt bei vier Situationen an, die in kleinen Betrieben häufig vorkommen:

Excel, Zettel, Browser: Die Passwörter der Firma stehen verstreut an Orten, die weder verschlüsselt noch zentral verwaltet sind.
Ein Handy für alle Codes: Der Code für die Zwei-Faktor-Anmeldung kommt auf ein einzelnes Firmenhandy. Wer es gerade nicht hat, kann zum Beispiel nicht bestellen.
Mitarbeiter geht, Zugänge auch: Beim Austritt weiß oft niemand genau, welche Zugänge die Person kannte und wo sie dokumentiert sind.
Zugangsdaten per WhatsApp oder E-Mail: Passwörter werden über Messenger oder Mail verschickt und stehen danach dauerhaft im Verlauf.

Das kurze Video zeigt diese Ausgangslage in 35 Sekunden, inklusive einer typischen Passwortliste mit schwachen Kennwörtern:

Video: Passwortheld in 35 Sekunden (Hochformat). Zum Abspielen auf das Bild klicken. Quelle: passwortheld.de

Was Passwortheld ist

Passwortheld ist ein Passwort-Manager für das ganze Team. Technisch basiert der Dienst auf der Open-Source-Software Vaultwarden, deren Quellcode öffentlich einsehbar ist. Die Mitarbeiter nutzen die kostenlosen Bitwarden-Apps, die es für Windows, macOS, Linux, iPhone und Android sowie als Erweiterung für die gängigen Browser gibt. Passwortheld ist ein Angebot von Schönfelder EDV und steht in keiner Verbindung zu Bitwarden, Inc. oder dem Vaultwarden-Projekt.

Die wichtigsten Funktionen im Überblick:

Gemeinsame Tresore mit Rechten pro Abteilung: Einkauf, Buchhaltung, Geschäftsführung und IT bekommen je eine eigene Sammlung. Jeder sieht nur die Zugänge, die er für seine Arbeit braucht.
Bestätigungscodes für das ganze Team: Der Code für die Zwei-Faktor-Anmeldung eines Dienstes liegt direkt beim Zugang im Tresor statt auf einem einzelnen Handy. Berechtigte Mitarbeiter rufen ihn dort ab.
Zwei-Faktor-Pflicht am Tresor: Weil Passwort und Bestätigungscode im selben Tresor liegen, hängt der Schutz am Tresor selbst. Deshalb meldet sich jeder Nutzer dort mit einem eigenen zweiten Faktor an. Diese Pflicht wird bei der Einrichtung eingeschaltet.
Ende-zu-Ende-Verschlüsselung: Die Inhalte des Tresors werden erst auf den Geräten der Nutzer entschlüsselt. Der Betreiber sieht nach eigenen Angaben nur, was für den Betrieb nötig ist: Namen und E-Mail-Adressen der Nutzer sowie technische Protokolle. Dafür wird ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung geschlossen.

Video: Firmenpasswörter gehören in einen gemeinsamen Tresor (78 Sekunden, mit Sprecher). Zum Abspielen auf das Bild klicken. Quelle: passwortheld.de

Eigener Server statt fremder Cloud

Ein zentraler Unterschied zu vielen Passwort-Managern aus der Cloud: Der Tresor läuft nicht bei Schönfelder EDV, sondern auf einem kleinen Server, den die Firma selbst bei netcup mietet, auf ihren eigenen Namen und in einem deutschen Rechenzentrum. Die Miete zahlt der Kunde direkt an netcup. Erreichbar ist der Tresor unter einer eigenen Adresse mit SSL-Zertifikat, zum Beispiel tresor.ihre-firma.de.

Das hat praktische Folgen bei einer Kündigung: Der Server bleibt mit allen Daten beim Kunden. Die Firma kann den Tresor selbst weiterbetreiben oder von einem anderen Dienstleister betreuen lassen.

So läuft die Einführung ab

Vom ersten Gespräch bis zum laufenden Betrieb sind es sieben Schritte. Bei jedem ist festgelegt, wer ihn erledigt:

Erstgespräch (gemeinsam): 15 Minuten am Telefon, kostenlos. Geklärt wird, wie viele Mitarbeiter Zugänge brauchen, welche Abteilungen es gibt und wo die Passwörter heute liegen.
Angebot und Verträge (Schönfelder EDV): Angebot mit Leistungsbeschreibung und Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Erst mit der Zusage geht es weiter.
Server mieten (Kunde): Der Kunde bestellt den empfohlenen Server bei netcup auf den Namen seiner Firma und gibt den Zugang für die Einrichtung frei.
Adresse festlegen (Kunde): Beim Domain-Anbieter wird ein Eintrag für die Tresor-Adresse angelegt. Was genau einzutragen ist, gibt Schönfelder EDV vor.
Tresor einrichten (Schönfelder EDV): Installation, SSL-Zertifikat, Sammlungen für die Abteilungen, Zwei-Faktor-Pflicht und automatische Prüfung der Erreichbarkeit. Mit dem Backup-Paket kommt die tägliche Sicherung dazu.
Team einladen (Kunde): Ein Verantwortlicher in der Firma lädt die Mitarbeiter per E-Mail ein. Jeder installiert die App, legt sein Master-Passwort fest und richtet seinen zweiten Faktor ein.
Laufender Betrieb (Schönfelder EDV): Updates für Betriebssystem und Tresor sowie laufende Prüfung von Erreichbarkeit und Zertifikat.

Video: In sieben Schritten zu Ihrem Tresor (66 Sekunden, mit Sprecher). Zum Abspielen auf das Bild klicken. Quelle: passwortheld.de

Preise und Leistungsumfang

Passwortheld wird nicht pro Nutzer abgerechnet, sondern zum Festpreis. Die Wartung kostet 16,99 Euro im Monat inklusive Mehrwertsteuer bei 12 Monaten Mindestlaufzeit, danach ist sie mit einem Monat Frist kündbar. Das Angebot richtet sich ausschließlich an Unternehmer, nicht an Verbraucher.

Im Preis enthalten sind:

Einrichtung mit eigener Adresse und SSL-Zertifikat
Organisation mit Sammlungen pro Abteilung
Zwei-Faktor-Pflicht für alle Nutzer
Updates für Betriebssystem und Tresor-Software
laufende Prüfung von Erreichbarkeit und Zertifikat
Behebung von Störungen, die durch die eingespielten Updates entstehen

Hinzu kommt die Servermiete, die direkt an netcup geht. Das Rechenbeispiel auf passwortheld.de nennt für den empfohlenen Tarif VPS nano G11.5s 3,69 Euro im Monat (Preisstand 22.09.2026, dort 6 Monate Mindestlaufzeit). Zusammen sind das 20,68 Euro im Monat, bei zehn Mitarbeitern rund 2,07 Euro pro Person.

Zusatzpaket Backup: Für 7,99 Euro im Monat inklusive Mehrwertsteuer gibt es eine tägliche verschlüsselte Sicherung an einen zweiten Ort bei einem anderen Anbieter, 30 Tage Aufbewahrung, eine Kontrolle der Sicherung mit Test der Rücksicherung einmal im Quartal und die Wiederherstellung nach einem Ausfall. Das Paket ist jederzeit zubuchbar und mit einem Monat Frist zum Monatsende kündbar. Mit Backup-Paket liegen die Gesamtkosten bei 28,67 Euro im Monat.

Wichtig ist der Hinweis zum Backup: Ohne dieses Paket sichert Schönfelder EDV den Tresor nicht. Fällt der Server aus oder wird etwas versehentlich gelöscht, sind die Zugänge verloren, sofern die Firma nicht selbst sichert. Wie ein verschlüsselter Export funktioniert, wird bei der Einrichtung gezeigt.

Was nicht im Preis enthalten ist

Nach Aufwand abgerechnet werden Hilfe im Alltag, die Übernahme vorhandener Passwörter aus Excel oder anderen Programmen, Schulungen für das Team sowie Einsätze außerhalb der Servicezeiten (Montag bis Freitag, 8 bis 18 Uhr). Der Stundensatz liegt bei 74,99 Euro inklusive Mehrwertsteuer, abgerechnet je angefangener Viertelstunde.

Für wen sich Passwortheld eignet

Gedacht ist der Dienst für kleine Firmen, in denen mehrere Personen dieselben Zugänge brauchen, etwa im Einkauf, in der Buchhaltung oder bei Online-Portalen von Lieferanten und Behörden. Einrichtung und Wartung laufen per Fernwartung, betreut werden Firmen in ganz Deutschland. Wer Vaultwarden lieber komplett selbst betreibt, findet auf S-EDV die passenden Anleitungen, etwa zur Installation mit Docker und Nginx Proxy Manager und zum Härten mit Backup und Fail2ban. Passwortheld ist für Betriebe gedacht, die diese Pflege nicht selbst übernehmen wollen.

Der Tresor allein löst nicht jedes Passwortproblem. Ein starkes Master-Passwort, klar geregelte Rechte und ein fester Ablauf beim Austritt von Mitarbeitern gehören dazu. Passwörter, die eine ausscheidende Person kannte, sollten auch nach dem Sperren ihres Kontos geändert werden. Hintergründe dazu bieten die Anleitungen zu sicheren Passwörtern und Passkeys im Unternehmen sowie zur Einführung der Zwei-Faktor-Authentifizierung.

Ratgeber und Kontakt

Auf passwortheld.de gibt es zusätzlich einen Ratgeber mit sieben Themen rund um Passwörter in der Firma, darunter 2FA-Codes im Team teilen, Checkliste, wenn ein Mitarbeiter die Firma verlässt, Kosten eines Passwort-Managers für Unternehmen und Notfallzugriff auf Firmenpasswörter.

Der Einstieg ist ein kostenloses Erstgespräch von 15 Minuten. Anfragen sind über das Formular auf passwortheld.de, per E-Mail an kontakt@passwortheld.de oder telefonisch unter 0156 78536742 möglich. Ansprechpartner ist Marcel Schönfelder.

Passwortheld: Passwort-Manager für kleine Unternehmen auf eigenem Server