Microsoft 365 Business: 100 GB Postfachspeicher richtig nutzen

Microsoft 365 Business Basic, Business Standard und Business Premium können für berechtigte Benutzer jetzt bis zu 100 GB primären Exchange Online Postfachspeicher bereitstellen. Microsoft ergänzt dafür den bestehenden Basisplan um den Dienstplan EXCHANGE_STORAGE_50GB. Zusammen ergeben beide Speicherberechtigungen maximal 100 GB für das primäre Postfach.

Die Änderung verdoppelt nicht automatisch jedes Postfach und ersetzt keine Archivierung. Entscheidend sind die tatsächlich zugewiesene Lizenz, der zusätzliche Dienstplan und die im Postfach wirksamen Quoten. Admins sollten diese drei Ebenen getrennt prüfen, bevor sie bestehende Exchange Zusatzlizenzen entfernen.

Was Microsoft an der Lizenzierung ändert

Der neue Dienstplan liefert zusätzliche 50 GB für das primäre Postfach. Er wird als Bestandteil geeigneter Microsoft 365 Business Abonnements bereitgestellt. Die technische Berechtigung kann zeitversetzt im Mandanten erscheinen. Ein vorhandenes Business Abonnement allein beweist daher noch nicht, dass ein bestimmtes Postfach bereits mit 100 GB arbeitet.

Der zusätzliche Speicher betrifft das primäre Exchange Online Postfach. Onlinearchiv, Aufbewahrung, eDiscovery, Backup und weitere Compliance Funktionen bleiben eigenständige Themen mit eigenen Lizenzbedingungen.

Welche Benutzer geprüft werden sollten

1. Benutzer mit Microsoft 365 Business Basic, Business Standard oder Business Premium.
2. Postfächer nahe der bisherigen Grenze von 50 GB.
3. Benutzer mit zusätzlichem Exchange Online Plan 2 oder Exchange Online Archiving.
4. Postfächer mit aktiviertem Onlinearchiv oder besonderen Aufbewahrungsanforderungen.
5. Freigegebene Postfächer mit zugewiesener Zusatzlizenz.

Enterprise Pläne und eigenständige Exchange Pläne müssen anhand ihrer eigenen Leistungsbeschreibung bewertet werden. Die neue Business Berechtigung ist keine pauschale Änderung aller Microsoft 365 Lizenzfamilien.

Dienstplan im Microsoft 365 Admin Center prüfen

1. Öffnen Sie admin.microsoft.com.
2. Wechseln Sie zu Benutzer > Aktive Benutzer.
3. Öffnen Sie den betreffenden Benutzer und anschließend Lizenzen und Apps.
4. Kontrollieren Sie das zugewiesene Business Abonnement und die darin aktivierten Apps und Dienste.
5. Suchen Sie nach dem zusätzlichen Exchange Speicherdienst. Die technische Kennung lautet EXCHANGE_STORAGE_50GB.

Microsoft kann Anzeigenamen in der Oberfläche übersetzen oder anpassen. Für automatisierte Prüfungen ist die technische Dienstplankennung deshalb verlässlicher als der sichtbare Name.

Wirksame Postfachquote im Exchange Admin Center prüfen

Öffnen Sie admin.exchange.microsoft.com und wechseln Sie zu Empfänger > Postfächer. Wählen Sie das Postfach aus und kontrollieren Sie Speichernutzung sowie konfigurierte Grenzwerte. Erst die dort wirksame Quote zeigt, wie viel Speicher Exchange für dieses Postfach tatsächlich zulässt.

Für mehrere Postfächer ist Exchange Online PowerShell schneller. Die erste Abfrage zeigt die Grenzwerte, die zweite den belegten Speicher.

Connect-ExchangeOnline
Get-EXOMailbox -ResultSize Unlimited -Properties IssueWarningQuota,ProhibitSendQuota,ProhibitSendReceiveQuota,ArchiveStatus |
    Select-Object DisplayName,PrimarySmtpAddress,IssueWarningQuota,ProhibitSendQuota,ProhibitSendReceiveQuota,ArchiveStatus
Get-EXOMailbox -ResultSize Unlimited |
    Get-EXOMailboxStatistics |
    Select-Object DisplayName,TotalItemSize,ItemCount

Vergleichen Sie Lizenz und Dienstplan mit ProhibitSendReceiveQuota. Bleibt die Grenze trotz passender Lizenz bei 50 GB, dokumentieren Sie Benutzer, Lizenzstand und Prüfzeitpunkt. Ändern Sie Quoten nicht blind manuell, solange die vorgesehene Berechtigung im Mandanten noch nicht vollständig bereitgestellt ist.

Warum 100 GB kein Onlinearchiv ersetzen

Ein größeres primäres Postfach hält mehr aktive Nachrichten im Hauptpostfach. Ein Onlinearchiv dient dagegen der getrennten Ablage älterer Inhalte und kann mit Archivrichtlinien zusammenarbeiten. Wer eine Zusatzlizenz nur wegen der bisherigen 50 GB Grenze beschafft hat, kann die Kosten neu bewerten. Wer Archivierung, Aufbewahrung, eDiscovery oder andere Plan 2 Funktionen benötigt, darf die Lizenz nicht allein wegen der größeren Primärquote entfernen.

Vor jeder Lizenzänderung müssen deshalb die tatsächlich genutzten Funktionen pro Benutzer dokumentiert werden. Eine reine Größenbetrachtung reicht nicht.

Warum mehr Speicher kein Backup ist

Die neue Quote erhöht die Kapazität des produktiven Postfachs. Sie erstellt keine unabhängige Kopie und schützt nicht vor Fehlbedienung, kompromittierten Konten oder falschen Aufbewahrungsregeln. Ein vorhandenes Microsoft 365 Backup sollte deshalb unverändert weiterlaufen und regelmäßig durch Wiederherstellungstests geprüft werden.

Sauberer Prüfablauf für den Mandanten

1. Alle Benutzer mit geeigneten Business Abonnements exportieren.
2. Dienstplan EXCHANGE_STORAGE_50GB pro Benutzer prüfen.
3. Wirksame Postfachquoten und aktuelle Belegung erfassen.
4. Benutzer nahe 50 GB zuerst kontrollieren.
5. Onlinearchive und Zusatzlizenzen samt Zweck dokumentieren.
6. Nur rein speicherbedingte Zusatzlizenzen zur Kostenprüfung vormerken.
7. Änderungen zuerst an wenigen Testbenutzern durchführen.
8. Postfachzugriff, Archiv und Aufbewahrung nach der Änderung erneut prüfen.

Passende Anleitungen auf S-EDV

1. Microsoft 365 Copilot im KMU vorbereiten und lizenzieren
2. Microsoft 365 Administration mit MFA und Notfallkonten absichern

Quellen

1. Microsoft Exchange Team: Neue 100 GB Berechtigung
2. Microsoft Learn: Exchange Online Grenzwerte
3. BornCity: Einordnung der neuen Business Postfachquote