Schweiz testet openDesk auf 3.000 Arbeitsplätzen als Microsoft-365-Alternative

172 Personen wurden eingeladen, 73 haben mitgemacht, die Browser-Oberfläche bekam 5,4 von 6 Punkten. Das sind die Zahlen, mit denen die Schweizer Bundeskanzlei jetzt rund 9 Millionen Schweizer Franken für eine Open-Source-Arbeitsumgebung neben Microsoft 365 freigibt. Ab Ende 2027 sollen rund 3.000 Beschäftigte aus besonders kritischen Geschäftsprozessen die Plattform nutzen, das sind etwa sieben Prozent der rund 54.000 Stellen der Bundesverwaltung. Grundlage ist openDesk, die Office- und Kollaborationssuite des deutschen Zentrums für Digitale Souveränität (ZenDiS).

Das ist keine Sicherheitsmeldung und es gibt nichts zu patchen. Interessant ist die Meldung aus einem anderen Grund: Das Bundesamt für Informatik und Telekommunikation (BIT) hat seinen technischen Abschlussbericht zum vorangegangenen Proof of Concept öffentlich als PDF veröffentlicht, inklusive der Stellen, an denen es geklemmt hat. Dieser Bericht ist eines der wenigen belastbaren, nicht werblichen Dokumente darüber, was ein Microsoft-365-Ausstieg operativ wirklich kostet. Für IT-Verantwortliche in kleinen und mittleren Unternehmen, die dieselbe Frage auf kleinerem Maßstab stellen, sind die dort genannten Aufwandszahlen deutlich nützlicher als jede Marketingfolie.

Was ist passiert?

Die Schweizer Bundeskanzlei hat am 2. September 2026 den Bundesrat über die Ergebnisse der Machbarkeitsstudie informiert und anschließend ein Programm für einen digital souveränen Arbeitsplatz gestartet. Die neue Plattform soll eigenständig und parallel zu Microsoft 365 laufen, nicht als Ersatz. Sie stellt Office-Kernfunktionen bereit: E-Mail, Kalender, Dokumente und Präsentationen, Telefonie sowie Audio- und Videokonferenzen. Die 9 Millionen Franken decken laut Bundeskanzlei die erste Phase, also den Aufbau der Umgebung. Ob der Bund die Lösung später breiter einführt und was ein Regelbetrieb kosten würde, will die Bundeskanzlei erst anhand der Erfahrungen aus dieser Phase bewerten.

Vorausgegangen ist der Proof of Concept mit dem Kürzel BOSS, das für Büroautomation mit Open-Source-Software steht. Das BIT hat ihn im Auftrag der Bundeskanzlei durchgeführt. Startpunkt war die Unterzeichnung der Dienstleistungsvereinbarung im November 2024, der User Acceptance Test lief im vierten Quartal 2025, der Rückbau der PoC-Infrastruktur ist für den 1. Dezember 2026 geplant. Zum Zeitplan gibt es eine Unschärfe in der Berichterstattung: Einzelne Meldungen nennen einen Start Anfang 2027, die Mitteilung der Bundeskanzlei und der Bericht von heise online sprechen von Ende 2027. Wir halten uns an die spätere Angabe, weil sie näher an der offiziellen Kommunikation liegt.

Was ist openDesk technisch wirklich?

openDesk ist kein einzelnes Produkt, sondern ein integriertes Bündel aus zwölf etablierten Open-Source-Anwendungen unter einer gemeinsamen Oberfläche und einer gemeinsamen Anmeldung. Entwickelt wird es von der ZenDiS GmbH, einer Gesellschaft des deutschen Bundes, im Auftrag des Bundesministeriums des Innern. Die Wurzeln liegen im Projekt Souveräner Arbeitsplatz; seit Januar 2024 liegt die Weiterentwicklung bei ZenDiS. Wer openDesk bewertet, bewertet also in Wahrheit die Integrationsarbeit über bekannten Komponenten.

Funktionsbereich	Eingesetzte Komponente
E-Mail, Kalender, Kontakte	Open-Xchange App Suite
Dateiablage und Synchronisation	Nextcloud
Dokumentenbearbeitung im Browser	Collabora Online
Chat und Echtzeitkommunikation	Element auf Basis des Matrix-Standards
Videokonferenz	Jitsi, integriert über Nordeck
Wissensablage	XWiki
Projekt- und Aufgabenmanagement	OpenProject
Identitäts- und Zugriffsmanagement	Univention Nubus

Die Versionslage lässt sich beim Hersteller nachvollziehen. Auf dem openDesk-Blog standen am 16. September 2026 zwei aktuelle Wartungsreleases nebeneinander: openDesk 1.18.2 vom 11. September 2026 und openDesk 1.17.4 vom 15. September 2026, beide als Sicherheitsupdate für eine Schwachstelle in Nextcloud beschrieben. Das Funktionsrelease der aktuellen Linie war openDesk 1.18.0 vom 19. August 2026 mit Shared Mailboxes für Mail und Kalender. Der Stand belegt zwei Dinge: Das Projekt pflegt parallel mehrere Versionslinien, und der Patch-Takt ist hoch. Genau dieser Takt ist einer der Hauptkostenpunkte im Betrieb.

Für wen ist das relevant?

• Behörden und behördennahe Organisationen, die ohnehin eine Souveränitätsvorgabe erfüllen müssen. Für sie ist der Schweizer Pilot eine Referenz mit belastbaren Zahlen statt einer Absichtserklärung.
• Mittelständische Unternehmen mit 100 bis 1.000 Arbeitsplätzen, die über steigende Microsoft-365-Lizenzkosten oder über Datenhaltung außerhalb der EU diskutieren. Für sie ist der BIT-Bericht eine ehrliche Aufwandsschätzung.
• Betriebe mit einem engen Fachanwendungs-Korsett, etwa Warenwirtschaft, ERP oder Branchensoftware mit Outlook- oder Office-Integration. Für sie ist der Bericht vor allem eine Warnung, siehe Abschnitt zu den Grenzen.
• Nicht relevant ist die Meldung für Betriebe, die Microsoft 365 gerade erst eingeführt haben und keine regulatorische Vorgabe zur Souveränität haben. Hier gibt es heute keinen Handlungsdruck und keinen Grund, ein laufendes Projekt zu stoppen.
• Ebenfalls nicht relevant für reine Einzelplatz- oder Kleinstbetriebe ohne eigene IT-Betreuung. openDesk ist eine Plattform, kein Produkt zum Installieren an einem Nachmittag.

Was der BIT-Bericht an Hürden nennt

Der technische Abschlussbericht ist bemerkenswert offen. Er listet die Probleme, ohne sie zu bewerten, und genau das macht ihn brauchbar. Die wichtigsten Punkte:

• Plattform-Reibung: openDesk ist laut ZenDiS für Kubernetes optimiert. Das BIT betreibt Red Hat OpenShift. Damit die Workloads liefen, mussten rund 100 Container-Images angepasst werden, dazu kamen mehrere bewilligte Plattform-Ausnahmen für User-IDs und Capabilities.
• Update-Aufwand: Monatliche Releases sind der Normalfall. Container-Image-Scan und Freigabe schlagen laut Bericht mit rund 12 Stunden pro Update-Zyklus zu Buche, der Gesamtaufwand inklusive Vorbereitung liegt bei etwa 3 Arbeitstagen pro Update.
• Datenverlust beim Upgrade: Der Versionswechsel von 1.4 auf 1.8 in der Community Edition ging mit einem Datenverlust einher, ein Wiederaufbau war nötig. Der Bericht hält ausdrücklich fest, dass es im PoC keine etablierten Backup- und Restore-Prozesse gab.
• Sicherheitsereignis im PoC: Im August 2025 kam es nach der Öffnung eines UDP-Ports für den Internet-Zugriff zu einem Vorfall rund um XWiki. Der Informatiksicherheitsbeauftragte des BIT untersagte daraufhin den Internet-Zugriff auf die Umgebung, die Client-Architektur musste neu konzipiert werden.
• Verschlüsselungsgrenze bei Videokonferenzen: Jitsi mit echter Ende-zu-Ende-Verschlüsselung ist laut Bericht ab etwa 20 Teilnehmenden faktisch nicht mehr einsetzbar, und eine Server-Skalierung gleicht das nicht aus. Mit bloßer Transportverschlüsselung nennt der Bericht rund 100 bis 150 gleichzeitige Nutzende je Videobridge.
• Anmeldung nicht durchgängig: Die Anbindung an den Bundesdienst eIAM funktioniert im Browser. Für Thunderbird und WebDAV waren App-Passwörter nötig, weil OAuth2 und OIDC nicht durchgängig integriert sind.
• Community Edition ungeklärt: Sämtliche Anwender- und Betriebserfahrungen des PoC stammen aus der Enterprise Edition. Der Bericht sagt ausdrücklich, dass sich aus dem PoC keine Aussagen zur Reife der kostenfreien Community Edition ableiten lassen.

Die Migrationshürden für ein KMU

Die interessanteste Passage für Unternehmen steht im Kapitel zu den Schnittstellen. Das BIT hat die Anbindung an Fachanwendungen nicht durchgängig getestet, aber die Sackgassen sauber dokumentiert. Bei der Geschäftsverwaltung Acta Nova heißt es, die Anwendung sei unter Linux nicht vollständig funktionsfähig, die produktivitätsentscheidenden Funktionen Office-Integration und Outlook-Übernahme seien ohne die Windows-Client-Komponente nicht oder nur eingeschränkt verfügbar, und eine Linux-Roadmap-Zusage des Herstellers liege nicht vor. Dieses Muster kennt jedes KMU mit einer Branchensoftware, die ein Outlook-Add-in oder eine Word-Vorlagensteuerung mitbringt.

Der zweite harte Punkt ist die Datenübernahme aus Microsoft 365. Der Bericht stellt fest, dass die native Backup-Funktion dafür ungeeignet ist, weil die Sicherungen in der Microsoft-Cloud verbleiben und kein Export-Artefakt entsteht. Als mögliche Wege nennt er Pipelines über die Microsoft Graph API, eDiscovery-Export, OneDrive-Sync oder konsolidierende Drittprodukte. Alle vier sind im PoC lediglich konzeptionell beschrieben und nicht produktiv umgesetzt worden. Wer eine Migration plant, muss diesen Teil also selbst lösen und einkalkulieren.

Dazu kommt das Lizenzmodell. Der Bericht unterscheidet klar: Die Community Edition ist kostenfrei, Self-Hosting, Support über das Community-Forum, keine Verfügbarkeitsgarantie. Die Enterprise Edition ist kostenpflichtig mit Staffelpreisen ab 500 Nutzern, bringt Enterprise-Versionen unter anderem von Nextcloud, Element, Open-Xchange und Nubus mit LTS-Sicherheitspatches, professionellen Support bis 24/7 und vertraglich garantierte Verfügbarkeit. Alle drei vom BIT skizzierten Folgeszenarien setzen die Enterprise Edition voraus. Ein Wechsel von der Community- zur Enterprise-Edition ist zudem nicht trivial: Für den E-Mail-Speicher ist der Weg von Dovecot 2.x zu Dovecot Pro laut Bericht nicht direkt unterstützt.

Wofür openDesk heute noch nicht taugt

Aus den dokumentierten Befunden ergibt sich ein recht klares Bild der Grenzen, und das hat nichts mit der Qualität der einzelnen Komponenten zu tun. openDesk taugt heute nicht als Eins-zu-eins-Ersatz für Microsoft 365 in Umgebungen, die stark an Windows-Client-Komponenten hängen. Es taugt nicht für Arbeitsplätze, die auf komplexe Excel-Modelle mit Makros, VBA oder eng gekoppelte Office-Automatisierung angewiesen sind, weil der Ansatz browserzentriert ist. Es taugt nicht für große Videokonferenzen mit echter Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. Und es taugt nicht für Organisationen ohne Plattformbetrieb, denn ein Kubernetes- oder OpenShift-Cluster mit RWX-fähigem Shared Storage, Cluster-Datenbank und Secret-Management ist Voraussetzung, kein Zubehör.

Der Bericht nennt für das PoC-Backend konkret 10 PostgreSQL-Instanzen plus pgAdmin, 500 GB Object Storage, ein separates MariaDB für Open-Xchange, ein Secret-Management über Vault und einen ClamAV-Pod im Cluster, weil der vorhandene Cloud-Dienst wegen der HTTPS-API statt eines Sockets nicht nutzbar war. Wer diese Zahlen für eine dreistellige Nutzerzahl liest, erkennt schnell, dass ein Selbstbetrieb unterhalb einer gewissen Größe betriebswirtschaftlich kaum aufgeht. Für kleinere Organisationen ist deshalb der Bezug als SaaS über einen Dienstleister der realistischere Weg als der eigene Cluster.

Was sollten IT-Verantwortliche jetzt tun?

• Erst inventarisieren, dann bewerten: Welche Fachanwendungen im Haus setzen zwingend einen Windows-Client, ein Outlook-Add-in oder eine lokale Office-Integration voraus? Diese Liste entscheidet über die Machbarkeit, nicht die Office-Suite selbst.
• Arbeitsplätze in Profile teilen. Der Schweizer Ansatz mit rund sieben Prozent der Stellen zeigt das Muster: Sachbearbeitung mit Dokumenten, Mail und Kalender ist gut abbildbar, Spezialprofile mit Fachsoftware bleiben vorerst auf der bestehenden Plattform.
• Die Exit-Frage vor der Einstiegsfrage klären. Prüfen Sie heute, wie Sie Mail, Kalender und Dateien aus Microsoft 365 exportfähig herausbekommen. Diese Fähigkeit ist auch ohne Migration wertvoll, etwa für Archivierung und Ausfallszenarien.
• Betriebsaufwand ehrlich ansetzen. Monatliche Releases und laut BIT rund 3 Arbeitstage Gesamtaufwand pro Update-Zyklus sind der Maßstab. Wer diese Kapazität nicht hat, sollte SaaS oder einen Dienstleister einplanen statt Selbstbetrieb.
• Backup und Restore vor dem ersten Upgrade testen. Der dokumentierte Datenverlust beim Sprung von 1.4 auf 1.8 ist der klarste Praxishinweis im ganzen Bericht.
• Vor einer Entscheidung die eigenen Microsoft-365-Lizenzen bereinigen. Ungenutzte und überdimensionierte Pläne verzerren jeden Kostenvergleich zugunsten des Wechsels.
• Bei Interesse klein anfangen: eine Abteilung, ein klar abgegrenzter Anwendungsfall, echte Nutzerbewertung nach einigen Wochen. Der Schweizer PoC hatte bei 172 Eingeladenen nur 73 aktive Teilnehmende, eine Quote von 42,4 Prozent. Nutzungsbereitschaft ist selbst ein Testergebnis.

Einordnung für Unternehmen

Die Schweizer Bundeskanzlei verspricht ausdrücklich keinen vollständigen Ersatz für Microsoft 365, sondern zunächst eine zusätzliche Arbeitsumgebung. Digitale Souveränität versteht sie dabei nicht als vollständige Unabhängigkeit von Herstellern, sondern als Erhalt der eigenen Kontroll- und Handlungsfähigkeit, mit einer bewussten Abwägung zwischen Abhängigkeiten, Datenschutz, Informationssicherheit, Kosten und Resilienz. Die entsprechenden Leitlinien wurden im Dezember 2025 beschlossen und sind seit Januar 2026 für die zentrale Bundesverwaltung verbindlich.

Für ein Unternehmen ist genau diese Definition die brauchbare. Die realistische Frage lautet nicht, ob man Microsoft 365 komplett ersetzt, sondern ob man für kritische Abläufe eine zweite, unabhängig betreibbare Umgebung vorhält. Das BIT beschreibt dafür drei Szenarien: openDesk ausschließlich als Notfallarbeitsplatz ohne produktive Rolle im Alltag, eine Koexistenz mit gezielter Substitution für definierte Einsatzzwecke, oder die Vollsubstitution über einen mehrjährigen Transformationszeitraum. Die Schweiz geht erkennbar den mittleren Weg. Für die meisten KMU dürften Szenario eins und zwei die einzigen sein, die sich rechnen.

Wer das Thema praktisch angehen will, muss übrigens nicht bei openDesk anfangen. Die Bausteine darunter sind einzeln verfügbar und lassen sich getrennt evaluieren. Eine Nextcloud-Instanz mit angebundenem Collabora Online deckt Dateiablage und gemeinsame Dokumentbearbeitung bereits ab und ist ein deutlich kleinerer Schritt als eine komplette Suite.

Passende Anleitungen auf S-EDV

• Nextcloud AIO mit Docker einrichten: die Dateiablage-Komponente von openDesk einzeln aufsetzen und im eigenen Haus testen.
• Collabora Online mit Nextcloud und Nginx Proxy Manager: gemeinsame Dokumentbearbeitung im Browser, genau die Kombination, die auch openDesk für Office-Dateien nutzt.
• Microsoft-365-Lizenzen per PowerShell optimieren: den tatsächlichen Lizenzbedarf ermitteln, bevor Sie Kosten mit einer Alternative vergleichen.

Quellen

• Bundesamt für Informatik und Telekommunikation: Technischer Abschlussbericht Proof of Concept BOSS (PDF, 15 Seiten), abgerufen am 16.09.2026
• Bundeskanzlei: Ergebnisbericht User Acceptance Test zum PoC BOSS (PDF), abgerufen am 16.09.2026
• heise online: Schweiz baut Alternative zu Microsoft 365 auf, 08.09.2026
• openDesk-Blog des ZenDiS: Releases 1.18.0 (19.08.2026), 1.18.2 (11.09.2026) und 1.17.4 (15.09.2026), abgerufen am 16.09.2026
• openDesk: Produktübersicht mit den eingesetzten Komponenten, abgerufen am 16.09.2026
• Deskmodder: Schweiz testet openDesk als Alternative zu Microsoft 365 auf 3.000 Arbeitsplätzen, 15.09.2026