EU-KI-Verordnung im KMU: Pflichten für Betreiber, Fristen und Umsetzung (Stand 2026)

Die KI-Verordnung der EU (Verordnung (EU) 2024/1689, oft „AI Act“ genannt) gilt schrittweise. Mit der Digital-Omnibus-Verordnung (EU) 2026/1744 vom 8. Juli 2026 hat der Gesetzgeber die Hochrisikopflichten verschoben und die Pflicht zur KI-Kompetenz neu gefasst. In Deutschland ist seit dem 29. Juli 2026 das KI-Marktüberwachungs- und Innovationsförderungsgesetz (KI-MIG) in Kraft, das die Bundesnetzagentur zur zentralen Marktüberwachungsbehörde macht. Diese Anleitung zeigt einem KMU, das fertige KI-Werkzeuge nutzt, in fünf Schritten, welche Pflichten heute gelten, welche erst ab Dezember 2027 kommen und wie Sie das nachvollziehbar dokumentieren. Stand der Rechtslage: 14. Oktober 2026.

Voraussetzungen

Dieser Beitrag ist keine Rechtsberatung. Bei Hochrisiko-Einsätzen und bei eigenen KI-Produkten ziehen Sie anwaltliche Beratung und Ihren Datenschutzbeauftragten hinzu. Sie brauchen:

• Softwareliste aller im Unternehmen genutzten Anwendungen und Cloud-Dienste, einschließlich Funktionen, bei denen KI im Hintergrund arbeitet (Textassistenten, Übersetzung, Bewerbermanagement, Chatbots).
• Verträge und Dokumentation der Anbieter, insbesondere Nutzungsbedingungen, Betriebsanleitungen und Auftragsverarbeitungsverträge.
• Datenschutzdokumentation: Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten, gegebenenfalls Datenschutz-Folgenabschätzungen.
• Ansprechpartner: eine verantwortliche Person für KI-Themen, bei Betrieben mit Betriebsrat dessen frühe Einbindung.
• Werkzeug: eine Tabellenkalkulation oder ein Wiki. Zusätzliche Hardware oder Software ist nicht nötig.

Schritt 1: Geltende Fristen und die eigene Rolle klären

Die Geltungsbeginne stehen in Art. 113 KI-VO, geändert durch Art. 1 Nr. 40 der Verordnung (EU) 2026/1744:

Seit bzw. ab	Was gilt
2. Februar 2025	Kapitel I und II: Begriffe, KI-Kompetenz (Art. 4), verbotene Praktiken (Art. 5)
2. August 2025	Pflichten für Anbieter von KI-Modellen mit allgemeinem Verwendungszweck, Governance, Sanktionsregeln
2. August 2026	allgemeiner Geltungsbeginn, darunter Transparenzpflichten nach Art. 50
2. Dezember 2026	neue Verbote für nicht einvernehmliche sexuelle Deepfakes und Darstellungen sexuellen Kindesmissbrauchs (Art. 5 Abs. 1 Buchst. ba, bb)
2. Dezember 2027	Hochrisiko-KI nach Art. 6 Abs. 2 und Anhang III (Kapitel III Abschnitte 1 bis 3)
2. August 2028	Hochrisiko-KI in Produkten nach Art. 6 Abs. 1 und Anhang I

Entscheidend ist Ihre Rolle. „Anbieter“ ist nach Art. 3 Nr. 3, wer ein KI-System entwickelt oder entwickeln lässt und es unter eigenem Namen in Verkehr bringt oder in Betrieb nimmt. „Betreiber“ ist nach Art. 3 Nr. 4, wer ein KI-System in eigener Verantwortung verwendet, außer für persönliche, nicht berufliche Tätigkeiten. Wer Microsoft 365 Copilot, einen Übersetzungsdienst oder ein Bewerbermanagement mit KI-Funktion einsetzt, ist in der Regel Betreiber. Vorsicht bei Art. 25: Wer ein Hochrisiko-System unter eigenem Namen vertreibt, es wesentlich verändert oder seinen Zweck so ändert, dass es hochriskant wird, gilt selbst als Anbieter. Bauen Sie etwa einen eigenen Chatbot auf Basis eines Sprachmodells und stellen ihn Kunden unter Ihrem Namen bereit, prüfen Sie, ob Sie für dieses System Anbieter sind.

Verifizieren: Für jede KI-Anwendung ist schriftlich festgehalten, ob Sie Anbieter oder Betreiber sind, mit einem Satz Begründung. Fälle nach Art. 25 sind gesondert markiert.

Schritt 2: KI-Anwendungen erfassen und einstufen

Die KI-VO verlangt von Betreibern kein allgemeines KI-Verzeichnis. Ohne Übersicht können Sie aber weder Verbote ausschließen noch Hochrisiko-Einsätze erkennen. Legen Sie daher eine Tabelle mit diesen Spalten an:

Anwendung | Anbieter | Zweck im Unternehmen | Nutzergruppe
Rolle (Anbieter/Betreiber) | Personenbezug ja/nein
Verbotene Praxis nach Art. 5 ausgeschlossen: ja/nein, Begründung
Anhang-III-Bereich berührt: nein / Nr. __
Transparenzpflicht Art. 50: keine / Abs. __
Verantwortlich | geprüft am | nächste Prüfung

Stufen Sie dann jede Anwendung ein:

• Verboten (Art. 5): Für KMU praktisch relevant ist Art. 5 Abs. 1 Buchst. f, die Emotionserkennung am Arbeitsplatz und in Bildungseinrichtungen, außer aus medizinischen oder Sicherheitsgründen. Solche Funktionen, etwa Stimmungsanalysen von Mitarbeitenden in Callcenter-Software, schalten Sie ab.
• Hochrisiko (Art. 6 Abs. 2, Anhang III): Für Unternehmen wichtig sind Nr. 4 (Beschäftigung: Auswahl von Bewerbern, Entscheidungen über Beförderung oder Kündigung, Aufgabenzuweisung, Leistungsüberwachung) und Nr. 5 Buchst. b und c (Kreditwürdigkeit natürlicher Personen, Risikobewertung und Preisbildung in der Lebens- und Krankenversicherung). Art. 6 Abs. 3 nimmt Systeme aus, die kein erhebliches Risiko bergen, etwa weil sie nur eine eng begrenzte Verfahrensaufgabe oder eine vorbereitende Aufgabe erfüllen. Führt ein Anhang-III-System ein Profiling natürlicher Personen durch, gilt es immer als hochriskant.
• Transparenzpflichtig (Art. 50): siehe Schritt 4.
• Übrige Anwendungen: keine besonderen Pflichten aus der KI-VO außer Art. 4. DSGVO, Urheberrecht und Arbeitsrecht gelten unabhängig davon.

Die Bundesnetzagentur bietet auf ihrem KI-Service-Desk ein Werkzeug zur ersten Einschätzung der Risikoklasse an. Nutzen Sie es als Abgleich, nicht als Ersatz für die eigene Begründung.

Verifizieren: Jede Zeile der Tabelle hat eine ausgefüllte Einstufung mit Begründung. Für jede Anwendung mit Personalbezug ist ausdrücklich vermerkt, ob Anhang III Nr. 4 berührt ist.

Schritt 3: KI-Kompetenz nach Art. 4 fördern und belegen

Art. 4 in der Fassung der Verordnung (EU) 2026/1744 verpflichtet Anbieter und Betreiber, Maßnahmen zu ergreifen, um die Entwicklung der KI-Kompetenz ihres Personals und anderer Personen zu unterstützen, die in ihrem Auftrag KI-Systeme betreiben oder nutzen. Zu berücksichtigen sind Vorkenntnisse, Erfahrung, Ausbildung und der Einsatzkontext. Ausdrücklich nicht verlangt ist, für eine Person ein bestimmtes Kompetenzniveau zu garantieren. Art. 4 steht nicht im Katalog der bußgeldbewehrten Pflichten in Art. 99 Abs. 4.

Praktisch bedeutet das: Passen Sie die Maßnahmen an die Nutzergruppen aus Schritt 2 an. Wer nur einen Textassistenten nutzt, braucht eine kurze Einweisung zu Grenzen der Ergebnisse, Datenschutz und internen Regeln. Wer KI-Ergebnisse für Entscheidungen über Menschen nutzt, braucht mehr. Die Regeln selbst halten Sie in einer KI-Nutzungsrichtlinie fest. Dokumentieren Sie knapp:

Maßnahme | Zielgruppe | Inhalt | Datum | Teilnehmende | Unterlage

Verifizieren: Für jede Nutzergruppe aus der Tabelle gibt es mindestens eine Maßnahme mit Datum und Unterlage. Neue Mitarbeitende erhalten die Einweisung im Onboarding, erkennbar an einem Eintrag in der Checkliste.

Schritt 4: Transparenzpflichten nach Art. 50 umsetzen

Art. 50 unterscheidet zwischen Anbieter- und Betreiberpflichten. Das wird häufig verwechselt:

Absatz	Pflicht	Wen sie trifft
Abs. 1	Systeme für die direkte Interaktion mit Menschen so gestalten, dass Personen erfahren, dass sie mit einer KI interagieren, sofern das nicht offensichtlich ist	Anbieter
Abs. 2	synthetische Audio-, Bild-, Video- und Textausgaben maschinenlesbar markieren	Anbieter
Abs. 3	Betroffene über den Einsatz von Emotionserkennung oder biometrischer Kategorisierung informieren	Betreiber
Abs. 4	Deepfakes als künstlich erzeugt oder verändert offenlegen; KI-Texte zur Information der Öffentlichkeit kennzeichnen, außer bei menschlicher Prüfung unter redaktioneller Verantwortung	Betreiber

Die Information muss nach Abs. 5 spätestens zum Zeitpunkt der ersten Interaktion oder Aussetzung in klarer und eindeutiger Weise und barrierefrei erfolgen. Für ein KMU heißt das konkret: KI-erzeugte Bilder oder Videos realer Personen, Orte oder Ereignisse, die echt wirken könnten, versehen Sie in Marketing und Social Media mit einem Hinweis. Beim Website-Chatbot eines Dienstleisters liegt die Hinweispflicht nach Abs. 1 beim Anbieter; ein sichtbarer Hinweis „Sie chatten mit einem KI-Assistenten“ schadet aber nicht und erfüllt die Pflicht auch dann, wenn Sie nach Schritt 1 selbst Anbieter sind.

Verifizieren: Eine Stichprobe der letzten veröffentlichten KI-Bilder und -Videos trägt jeweils einen Hinweis. Der Website-Chatbot zeigt vor der ersten Eingabe einen KI-Hinweis.

Schritt 5: Hochrisiko-Einsätze bis Dezember 2027 vorbereiten

Haben Sie in Schritt 2 ein Hochrisiko-System gefunden, etwa KI-gestützte Bewerbervorauswahl, gelten ab 2. Dezember 2027 die Betreiberpflichten aus Art. 26:

• Nutzung gemäß Betriebsanleitung des Anbieters (Abs. 1)
• menschliche Aufsicht durch Personen mit Kompetenz, Schulung und Befugnis (Abs. 2)
• relevante und repräsentative Eingabedaten, soweit Sie diese kontrollieren (Abs. 4)
• Überwachung des Betriebs, bei Risiken Anbieter und Behörde informieren und die Nutzung aussetzen (Abs. 5)
• automatisch erzeugte Protokolle mindestens sechs Monate aufbewahren, soweit sie unter Ihrer Kontrolle stehen (Abs. 6)
• Arbeitnehmervertretung und betroffene Beschäftigte vor dem Einsatz am Arbeitsplatz informieren (Abs. 7)
• Informationen des Anbieters für die Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO nutzen (Abs. 9)

Eine Grundrechte-Folgenabschätzung nach Art. 27 müssen nur Einrichtungen des öffentlichen Rechts, private Erbringer öffentlicher Dienste und Betreiber von Systemen nach Anhang III Nr. 5 Buchst. b und c durchführen, also nicht jedes KMU mit einem Hochrisiko-System. Nutzen Sie die Zeit bis Dezember 2027, um beim Anbieter Betriebsanleitung und Konformitätsangaben anzufordern und die Aufsicht personell festzulegen. In Betrieben mit Betriebsrat prüfen Sie zusätzlich die Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG, die bei technischen Einrichtungen greift, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen.

Verifizieren: Für jedes Hochrisiko-System liegen Betriebsanleitung und Kontaktdaten des Anbieters vor, eine namentlich benannte Aufsichtsperson ist festgelegt, und die Protokollaufbewahrung ist technisch auf mindestens sechs Monate eingestellt.

Typische Fehler

• Stichtag 2. August 2026 als „Vollgeltung“ verstanden: Die Hochrisikoregeln gelten nach der Änderung durch die Verordnung (EU) 2026/1744 erst ab 2. Dezember 2027 bzw. 2. August 2028.
• Chatbot-Hinweis als reine Betreiberpflicht dargestellt: Art. 50 Abs. 1 richtet sich an Anbieter. Betreiberpflichten stehen in Abs. 3 und 4.
• Grundrechte-Folgenabschätzung für alle Hochrisiko-Betreiber: Art. 27 betrifft nur die dort genannten Betreiber.
• BSI als KI-Aufsicht angenommen: Zentrale Marktüberwachungsbehörde ist nach § 2 Abs. 1 KI-MIG die Bundesnetzagentur; für Finanzunternehmen ist es nach § 2 Abs. 3 die BaFin.
• KI-Funktionen in Standardsoftware übersehen: Auch eingebettete Funktionen gehören in die Übersicht aus Schritt 2.

Häufige Fragen

Welche Bußgelder drohen?

Art. 99 Abs. 3 sieht für verbotene Praktiken bis 35 Mio. Euro oder 7 Prozent des weltweiten Jahresumsatzes vor, Abs. 4 für Pflichten unter anderem aus Art. 26 und Art. 50 bis 15 Mio. Euro oder 3 Prozent. Für KMU gilt nach Abs. 6 jeweils der niedrigere Betrag. § 15 KI-MIG ergänzt Bußgelder bis 50.000 Euro, etwa für eine fehlende Grundrechte-Folgenabschätzung. Art. 4 ist nicht bußgeldbewehrt.

Ist Microsoft 365 Copilot ein Hochrisiko-System?

Als allgemeiner Büroassistent nicht. Maßgeblich ist der konkrete Einsatzzweck: Nutzen Sie ein Werkzeug gezielt für Entscheidungen nach Anhang III, etwa zur Auswahl von Bewerbern, kann dieser Einsatz anders zu bewerten sein.

Brauchen wir einen KI-Beauftragten?

Die KI-VO schreibt keinen vor. Eine feste Zuständigkeit erleichtert aber Einstufung, Schulung und Kontakt zu Anbietern.

Gilt die DSGVO zusätzlich?

Ja. Sobald personenbezogene Daten verarbeitet werden, brauchen Sie eine Rechtsgrundlage, gegebenenfalls einen Auftragsverarbeitungsvertrag und eine Datenschutz-Folgenabschätzung. Hinweise dazu finden Sie in der Anleitung zu TOMs und Auftragsverarbeitung.

Fazit

Für ein typisches KMU als Betreiber sind heute drei Dinge zu tun: verbotene Funktionen ausschließen, KI-Kompetenz passend zu den Nutzergruppen fördern und Deepfakes kennzeichnen. Die aufwendigen Hochrisikopflichten kommen erst Ende 2027, betreffen dann aber gerade Personalprozesse. Eine gepflegte Übersicht mit Rolle und Einstufung je Anwendung ist deshalb die Grundlage für alle weiteren Schritte.

Weiterführende Anleitungen und Quellen

• KI-Nutzungsrichtlinie im Unternehmen erstellen
• DSGVO-Praxis: TOMs dokumentieren und Auftragsverarbeitung regeln
• NIS-2 im Mittelstand umsetzen
• Verordnung (EU) 2024/1689 (KI-Verordnung) auf EUR-Lex
• Verordnung (EU) 2026/1744 (Digital-Omnibus zur KI) auf EUR-Lex
• Europäische Kommission: Zeitplan der KI-Verordnung
• KI-Marktüberwachungs- und Innovationsförderungsgesetz (KI-MIG)
• Bundesnetzagentur: KI-Kompetenz
• Bundesnetzagentur: Transparenzpflichten