Aufbewahrungsrichtlinien und eDiscovery (Standard) sind in Microsoft 365 Business Premium und E3 enthalten. Diese Anleitung zeigt, wie Sie im Microsoft Purview-Portal E-Mails, SharePoint- und OneDrive-Inhalte für gesetzliche Fristen aufbewahren, für einen Rechtsfall sperren und Suchergebnisse exportieren. Sie richtet sich an Administratoren kleiner und mittlerer Unternehmen.

Voraussetzungen

Lizenz: Microsoft 365 Business Premium, E3 oder E5 für alle Benutzer, deren Daten Sie aufbewahren oder durchsuchen.
Rolle: Mitglied der Rollengruppe „Compliance Administrator“ oder „Organization Management“, für eDiscovery zusätzlich „eDiscovery Manager“.
PowerShell 7 mit dem Modul ExchangeOnlineManagement (optional, für Prüfbefehle): Install-Module ExchangeOnlineManagement.
Festgelegte Fristen: Klären Sie mit Steuerberatung oder Rechtsabteilung, welche Inhalte wie lange aufzubewahren sind. Eine Aufbewahrungsrichtlinie ersetzt keine GoBD-Verfahrensdokumentation.
Zeit: etwa 60 Minuten, zuzüglich bis zu 7 Tage Verteilungszeit.

Lizenz-Überblick: Was geht mit welchem Plan?

Die Tabelle fasst die für diese Anleitung relevanten Funktionen nach der Purview-Dienstbeschreibung von Microsoft zusammen:

Funktion	Business Premium	E3	E5
Aufbewahrungsrichtlinien (Exchange, SharePoint, OneDrive)	ja	ja	ja
Aufbewahrungsbezeichnungen manuell veröffentlichen	ja	ja	ja
Bezeichnungen automatisch anwenden, Standardbezeichnung für Bibliotheken	nein	nein	ja
Adaptive Bereiche	nein	nein	ja
eDiscovery (Standard): Fall, Hold, Suche, Export	ja	ja	ja
eDiscovery (Premium): Prüfsätze, Verwahrer	nein	nein	ja
Audit (Standard), 180 Tage	ja	ja	ja
Audit (Premium), 1 Jahr und eigene Aufbewahrung	Add-on	nein	ja

Business Premium enthält SharePoint Online Plan 1. Microsoft nennt für eDiscovery-Fälle Enterprise-Lizenzen (E3 oder E5) und weist darauf hin, dass SharePoint-Funktionen ohne passende Lizenz eingeschränkt sein können. Für die dauerhafte Aufbewahrung von SharePoint-Inhalten nutzen Sie in Business Premium deshalb eine Aufbewahrungsrichtlinie (Schritt 3).

Schritt 1: Purview-Portal öffnen und Rollen prüfen

Öffnen Sie purview.microsoft.com und melden Sie sich mit Ihrem Administratorkonto an. Unter Settings > Roles and scopes > Role groups prüfen Sie, ob Ihr Konto den Rollengruppen „Compliance Administrator“ und „eDiscovery Manager“ angehört. Ohne diese Zuweisung fehlen die Menüpunkte Data Lifecycle Management und eDiscovery oder sind schreibgeschützt.

Verifizieren: Unter Solutions erscheinen Data Lifecycle Management und eDiscovery, und unter eDiscovery > Cases ist Create a case anklickbar. Änderungen an Rollengruppen wirken teils erst nach einer Stunde.

Schritt 2: Aufbewahrungsrichtlinie für Exchange und SharePoint erstellen

Eine Aufbewahrungsrichtlinie legt fest, wie lange Inhalte erhalten bleiben und was danach geschieht. Die Fristen stehen in § 257 Abs. 4 HGB und § 147 Abs. 3 AO: Handels- und Geschäftsbriefe 6 Jahre, Buchungsbelege 8 Jahre, Handelsbücher und Jahresabschlüsse 10 Jahre. Sie beginnen mit dem Schluss des Kalenderjahres (§ 257 Abs. 5 HGB), Purview rechnet dagegen ab dem Erstell- oder Änderungsdatum. Planen Sie deshalb ein Jahr Puffer ein, für Geschäftsbriefe per E-Mail also zum Beispiel 7 Jahre.

Öffnen Sie Solutions > Data Lifecycle Management > Policies > Retention policies > New retention policy:

Name vergeben, zum Beispiel „Aufbewahrung-Mail-Dateien-7J“.
Bereichstyp Static wählen (adaptive Bereiche erfordern E5).
Speicherorte aktivieren: Exchange mailboxes, SharePoint classic and communication sites, OneDrive accounts und bei Bedarf Microsoft 365 Group mailboxes & sites.
„Retain items for a specific period“ mit 7 Jahren wählen, Startpunkt „When items were created“.
Für das Ende des Zeitraums „Delete items automatically“ oder „Do nothing“ wählen. Automatisch löschen nur, wenn keine längeren Pflichten bestehen.
Richtlinie erstellen.

Alternativ per PowerShell, -RetentionDuration erwartet Tage:

Connect-IPPSSession -UserPrincipalName admin@contoso.onmicrosoft.com

New-RetentionCompliancePolicy -Name 'Aufbewahrung-Mail-Dateien-7J' `
  -ExchangeLocation All -SharePointLocation All -OneDriveLocation All

New-RetentionComplianceRule -Name 'Regel-7J' `
  -Policy 'Aufbewahrung-Mail-Dateien-7J' `
  -RetentionDuration 2557 `
  -RetentionComplianceAction KeepAndDelete `
  -ExpirationDateOption CreationAgeInDays

Die Verteilung auf alle Speicherorte dauert bis zu 7 Tage:

Get-RetentionCompliancePolicy -Identity 'Aufbewahrung-Mail-Dateien-7J' -DistributionDetail |
  Format-List Name,DistributionStatus,DistributionResults

# nur bei Status Error:
Set-RetentionCompliancePolicy -Identity 'Aufbewahrung-Mail-Dateien-7J' -RetryDistribution

Verifizieren: DistributionStatus zeigt Success. SharePoint legt bei der ersten Änderung eines erfassten Dokuments die versteckte Preservation Hold Library an, die Kopien geänderter und gelöschter Dateien aufnimmt.

Schritt 3: Einzelne SharePoint-Websites gezielt aufbewahren

Soll nur ein bestimmter Bereich dauerhaft erhalten bleiben, etwa die Website eines Projekts mit laufendem Rechtsstreit, legen Sie eine eigene Aufbewahrungsrichtlinie an. In Business Premium ist das der empfohlene Weg für SharePoint:

Unter „SharePoint classic and communication sites“ statt „All sites“ über Edit einzelne Websites wählen.
Die URL eintragen, zum Beispiel https://contoso.sharepoint.com/sites/Vertrieb.
Unbefristete Aufbewahrung („Retain items forever“) ohne Löschaktion wählen und speichern.

Eine Richtlinie mit einzeln ausgewählten Speicherorten fasst höchstens 100 SharePoint-Websites, 100 OneDrive-Konten und 1.000 Postfächer. Für mehr legen Sie weitere Richtlinien mit gleichen Einstellungen an.

Verifizieren: Die Richtlinie steht nach der Verteilung auf Success, und in den Websiteinhalten erscheint nach der ersten Änderung die Preservation Hold Library (für Websiteadministratoren sichtbar).

Schritt 4: eDiscovery-Fall anlegen und Hold einrichten

Ein eDiscovery-Hold sperrt Inhalte für einen konkreten Fall und lässt sich wieder aufheben. Öffnen Sie Solutions > eDiscovery > Cases > Create a case:

Eindeutigen Namen vergeben, zum Beispiel „Verfahren-2026-01“.
Im Fall den Reiter Hold policies öffnen und Create policy wählen.
Unter Data sources die betroffenen Postfächer und bei Bedarf SharePoint-Websites hinzufügen. Verteilerlisten werden beim Anlegen in einzelne Postfächer aufgelöst, spätere Mitglieder erfasst der Hold nicht.
Ohne Abfrage speichern, dann gilt der Hold unbefristet für alle Inhalte.
Richtlinie anwenden. Der Hold wird innerhalb von 24 Stunden wirksam.

Per PowerShell, ohne -ContentMatchQuery erfasst der Hold alle Inhalte unbefristet:

New-ComplianceCase -Name 'Verfahren-2026-01'
New-CaseHoldPolicy -Name 'Hold-Verfahren-2026-01' `
  -Case 'Verfahren-2026-01' -ExchangeLocation 'muster@contoso.com'
New-CaseHoldRule -Name 'Hold-Alles' -Policy 'Hold-Verfahren-2026-01'

Verifizieren: Get-CaseHoldPolicy -Case 'Verfahren-2026-01' -DistributionDetail | Format-List Name,DistributionStatus zeigt Success, und Get-Mailbox muster@contoso.com | Format-List InPlaceHolds enthält einen Eintrag mit dem Präfix UniH.

Gelten Aufbewahrungsrichtlinie und Hold gleichzeitig, hat nach den Aufbewahrungsprinzipien von Microsoft die Aufbewahrung Vorrang vor dem Löschen. Nach Aufheben eines Holds gilt für Postfächer eine 30-tägige Verzögerung (Delay Hold), bevor Inhalte endgültig gelöscht werden können.

Schritt 5: Inhalte suchen und exportieren

Öffnen Sie den Fall und legen Sie unter Searches eine neue Suche an:

Datenquellen wählen, etwa die Postfächer aus dem Hold.
Bedingungen oder eine KQL-Abfrage eintragen, zum Beispiel from:muster@contoso.com AND received>=2025-01-01.
Run query ausführen, Statistik und Stichproben prüfen.

Exportiert wird ausschließlich im Portal. Das klassische eDiscovery Export Tool hat Microsoft am 31. August 2025 eingestellt, einen PowerShell-Export gibt es nicht mehr:

In der Suche Export wählen.
Format festlegen, für E-Mails „Create PSTs for messages“ oder „Create .msg files for messages“.
Im Reiter Exports des Falls das Paket auswählen und Download packages anklicken. Dafür brauchen Sie die Rolle Export, die in „eDiscovery Manager“ enthalten ist.

Verifizieren: Der Export steht auf Completed, und das Paket enthält die im Exportbericht genannte Anzahl Elemente. Pakete werden nach 14 Tagen automatisch gelöscht, laden Sie sie vorher herunter.

Schritt 6: Beweissicherungsverfahren (Litigation Hold) für einzelne Postfächer

Der Litigation Hold sperrt ein komplettes Postfach unbefristet und ist in Exchange Online weiter verfügbar. Er eignet sich, wenn Sie schnell ein einzelnes Postfach sichern müssen, etwa beim Ausscheiden eines Mitarbeiters. Für Fälle mit mehreren Personen oder SharePoint-Inhalten ist der eDiscovery-Hold übersichtlicher.

Connect-ExchangeOnline -UserPrincipalName admin@contoso.onmicrosoft.com
Set-Mailbox -Identity muster@contoso.com -LitigationHoldEnabled $true

Verifizieren: Get-Mailbox -Identity muster@contoso.com | Format-List LitigationHoldEnabled,LitigationHoldDate zeigt LitigationHoldEnabled : True. Die Aktivierung kann bis zu 60 Minuten dauern.

Schritt 7: Überwachungsprotokoll nutzen

Das Überwachungsprotokoll (Audit) weist nach, wer wann auf Inhalte zugegriffen oder Richtlinien geändert hat. In Audit (Standard) bewahrt Microsoft Einträge 180 Tage auf, Einträge vor dem 17. Oktober 2023 nur 90 Tage. Sie finden es unter Solutions > Audit: Datumsbereich und Aktivitäten wählen, etwa Änderungen an Aufbewahrungsrichtlinien, und die Ergebnisse als CSV exportieren.

Längere Aufbewahrung und eigene Aufbewahrungsrichtlinien für das Protokoll erfordern Audit (Premium), also E5 oder ein passendes Add-on. Ohne E5 exportieren Sie die Einträge regelmäßig oder leiten sie über die Office 365 Management Activity API in ein SIEM.

Verifizieren: Get-AdminAuditLogConfig | Format-List UnifiedAuditLogIngestionEnabled (Exchange Online PowerShell) liefert True, und eine Suche nach Aktivitäten des Vortags liefert Ergebnisse.

Typische Fehler und Lösungen

Richtlinie wirkt nach Tagen noch nicht: Status mit Get-RetentionCompliancePolicy -DistributionDetail prüfen, bei Error -RetryDistribution ausführen. Für dringende Sicherungen zusätzlich einen eDiscovery-Hold setzen, der innerhalb von 24 Stunden greift.
Speicherort lässt sich nicht hinzufügen: Grenze von 100 Websites beziehungsweise 1.000 Postfächern pro Richtlinie mit Einzelauswahl erreicht. Weitere Richtlinie mit gleichen Einstellungen anlegen oder „All“ verwenden.
Neue Mitarbeiter fehlen im Hold: Gruppen werden beim Anlegen aufgelöst. Neue Postfächer manuell zur Hold-Richtlinie hinzufügen.
Inhalte bleiben nach Aufheben des Holds erhalten: Die 30-tägige Delay Hold ist beabsichtigt, oder eine andere Richtlinie bewahrt die Inhalte weiter auf. Aktive Holds zeigt Get-Mailbox | Format-List InPlaceHolds.
Teams-Nachrichten nicht erfasst: Teams-Kanalnachrichten und Teams-Chats sind eigene Speicherorte und brauchen eine eigene Aufbewahrungsrichtlinie. Dateien liegen in SharePoint beziehungsweise OneDrive.
Bezeichnungen werden nicht automatisch angewendet: Automatisches Anwenden und Standardbezeichnungen für Bibliotheken erfordern E5. In Business Premium und E3 nur manuelle Bezeichnungen oder standortbasierte Richtlinien nutzen.
Export-Download fehlt: Paket älter als 14 Tage oder Rolle Export fehlt. Export neu starten beziehungsweise Rolle zuweisen.

Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zwischen Aufbewahrungsrichtlinie und eDiscovery-Hold?

Die Aufbewahrungsrichtlinie setzt dauerhafte gesetzliche oder interne Fristen um und kann Inhalte danach löschen. Der Hold sperrt Inhalte für einen konkreten Fall ohne Enddatum, bis Sie ihn aufheben. Gelten beide, hat die Aufbewahrung Vorrang vor dem Löschen.

Reicht Microsoft 365 Business Premium für die Aufbewahrung nach HGB und AO?

Technisch ja: Aufbewahrungsrichtlinien für Exchange, SharePoint und OneDrive sind enthalten und verhindern das endgültige Löschen innerhalb der Frist. Ob die Umsetzung den GoBD genügt, hängt vom Gesamtverfahren ab, etwa Verfahrensdokumentation, Unveränderbarkeit und Auswertbarkeit. Stimmen Sie das mit Ihrer Steuerberatung ab.

Wie lange werden Audit-Einträge aufbewahrt?

In Audit (Standard) 180 Tage. Mit Audit (Premium) bewahrt Microsoft Einträge von Exchange, SharePoint, OneDrive und Entra ID standardmäßig ein Jahr auf, mit Add-on bis zu 10 Jahre.

Wie exportiere ich Suchergebnisse für einen Anwalt?

Im Fall unter Searches die Suche öffnen, Export wählen und das Paket im Reiter Exports über Download packages herunterladen. E-Mails exportieren Sie als PST oder MSG, Dokumente im Originalformat. Das Paket steht 14 Tage bereit.

Was ist die Preservation Hold Library?

Eine versteckte Bibliothek in SharePoint und OneDrive, die Kopien aufbewahrungspflichtiger Dateien speichert, wenn Benutzer sie ändern oder löschen. Bearbeiten, Verschieben oder Löschen darin unterstützt Microsoft nicht, der Zugriff erfolgt über eDiscovery.

Kann ich eine Aufbewahrungsrichtlinie nachträglich ändern?

Dauer, Aktion und Speicherorte lassen sich ändern, Name und Bereichstyp nicht. Eine Verkürzung wirkt auch auf bereits erfasste Inhalte und kann zum Löschen führen, prüfen Sie Änderungen daher vorher. Die Preservation Lock verhindert Verkürzen und Deaktivieren dauerhaft und lässt sich nicht rückgängig machen.

Fazit

Mit Business Premium oder E3 decken Sie Aufbewahrung, Hold, Suche und Export für die meisten KMU-Fälle ab. Entscheidend sind drei Punkte: Fristen vorher fachlich festlegen und ein Jahr Puffer einplanen, die Verteilung jeder Richtlinie prüfen und Exporte innerhalb von 14 Tagen herunterladen. Ergänzend sollten Sie DLP und Vertraulichkeitslabels, MFA und bedingten Zugriff sowie ein Microsoft 365 Backup einrichten, denn Aufbewahrung ersetzt keine Datensicherung.

Weiterführende Anleitungen und Quellen

Quellen: Aufbewahrungsrichtlinien erstellen (Microsoft Learn) · Limits für Aufbewahrungsrichtlinien · eDiscovery-Holds erstellen · Suchergebnisse exportieren · Audit-Lösungen · § 257 HGB